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苏州外事圆满服务2016苏州·跨国公司恳谈会

时间:2016/11/2 10:35:43 来源: 苏州市外事旅游车船有限公司 作者:黄永祥 钱帆 点击:10240次
“融合创新 合作共赢——苏州·跨国公司恳谈会”于10月31日在上海浦东香格里拉大酒店浦江楼举行。苏州市外事旅游车船有限公司、苏州市蓝孔雀会展有限公司全程为会议提供了会务保障和服务。 ……

 “融合创新 合作共赢——苏州·跨国公司恳谈会”于10月31日在上海浦东香格里拉大酒店浦江楼举行。苏州市外事旅游车船有限公司、苏州市蓝孔雀会展有限公司全程为会议提供了会务保障和服务。

 

 

 

 

本次恳谈会由苏州市人民政府主办,苏州市商务局承办,层次高、规模大、影响广。到会客商、嘉宾主要是在苏州投资和有意在苏投资的部分国家和地区的跨国公司、金融机构和区域总部代表、部分国家驻沪领事馆、商协会等机构的代表和苏州市市长曲福田、有关部门代表出席了会议。会上曲福田市长做了主旨演讲,向与会客商详细介绍了苏州的历史文化和社会经济发展情况,阐述了苏州未来5年的宏伟蓝图—大力实施创新驱动、民生优先、生态改善、城乡一体、开放提升、文化繁荣等六大战略,努力建设具有国际竞争力的先进制造业基地、具有全球影响力的产业科技创新高地、具有独特魅力的国际文化旅游胜地和具有较强综合实力的国际化大城市,实现经济强、百姓富、环境美、社会文明高的目标。美国艾默生公司、德国舍弗勒集团、芬兰通力集团、日本碍子株式会社等四家跨国公司代表分别做了发言;互动交流环节,市有关地区和部门领导就跨国公司代表关心的问题进行了现场解答。

 

在苏州商务局的统筹指导下,恳谈会会务组现场布置、交通接待、预算编制等方面,开展了大量卓有成效的工作。本次恳谈会取得了良好的效果,取决于有开拓、有创新、重实效的会务服务。会务主要特点:

 

一、 组织高效

 

在接到恳谈会会务承办任务后,我司高度重视相关工作,专门成立了由总经理担任组长,分管副总、会展公司总经理担任副组长的会务服务领导小组,并在领导小组下设立了 “现场布置组”、“交通组”、“接待组”、“综合组”等四个工作小组,由行政部门、旅游车队、财务、吴门旅行社、蓝孔雀会展等多个部门和子公司抽调专人进行协同配合,分解细化工作流程,制定工作进度表,全力确保恳谈会的圆满举行。

 

二、设计服务到位。

 

商务局领导对会务设计工作和时间节点提出的要求都非常高,常常是上午开会,晚上就要求拿到制作好的完稿。在工作中,会展公司都尽全力顺利完成甲方各项工作要求,在沟通和衔接工作的过程中的交流都很顺利,通过这种高要求高时效的对接,会展公司的应对能力得到了一次非常好的提高。

 

二、 接待工作热情周到

 

会议期间,我们共接待客户和嘉宾120余位,其中有市级领导、海外人士、500强高管、媒体人员等,细致周到的服务得到了客户一致的肯定。主要做法:

 

1、建立了分工合作机制。建立了项目经理负责制,起到了承上启下的作用,并根据接待工作特点和接待员的个人特长,进行合理分工,有侧重于前期对接、现场各环节对接及管理方面的,有侧重于现场嘉宾接待、突发状况处理的,有侧重于数据整理、分析的,形成了既有支持合作,又有分工制约的工作机制。

 

2、严格接待工作的规范性及时间性。会务组梳理接待工作流程,细化接待工作环节并制作相关表单,制定了接待工作原则,认真、细心、耐心。明确接待工作的范围、程序、标准、要求等等。

 

3、注重接待礼仪及服务细节。 接待工作人员的素质和水平往往影响到宾客对企业及会议的印象和评价。会务组从而规范接待服装要求和相关礼仪。同时,严格要求每个会务成员了解会议议程、熟悉交通路线、大会发言人简介、洗手间、嘉宾休息室、会场等信息,以便给嘉宾提供更完善及人性化的服务。

 

4、做好工作记录及核对工作。严格落实领导安排,接待任务完成后,与酒店一一进行核对及各项杂费的支出情况,与车辆供应商、同传设备商等服务商做好结账。同时进行了会务保障和服务的总结工作,为今后承接大型会务保障工作积累经验。

 




(责任编辑:编辑部)
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